Op maandag 26 januari 2009 hebben we even met een klein groepje, bestaande uit Dorien van den Berg, Kim Spinder, Anja Feijen, Davied van Berlo, Ramon de Louw en Anne-Marie IJsenbruk, gesproken over de organisatie en planning. Al in 2008 hadden enkele andere departementen, waaronder EZ, Justitie, Fin en BZK, aangegeven dat zij ook behoefte hadden aan Open Koffies. Over hoe we dat willen gaan organiseren en plannen hebben we nu enkele afspraken gemaakt:

• Doelen blijven: Agenderen, Kennisdelen, Borgen/Verstevigen netwerk en Verbinden.
• Frequentie blijft hetzelfde, dus 1x per 14 dagen, maar de locatie zal niet altijd meer bij LNV zijn.
• Locatie: om de herkenbaarheid en continuïteit te waarborgen is de locatie voortaan 1x per maand bij LNV en 1x per maand elders. Dit 'elders' kan elk willekeurig departement zijn, maar ook op een locatie van buiten de Rijksoverheid.
  De planning ziet er dan als volgt uit: elke 2e maandag van de maand bij LNV en elke 4e maandag van de maand Elders.
  De locatie bij LNV blijft voorlopig de Foyer van de Orangerie.
  
• Ondersteuning: er is door de 'beginnende' Open Koffie-organisatoren aangegeven behoefte te zijn aan ondersteuning vanuit de 'vaste' LNV-groep, te weten Davied, Ramon en Anne-Marie. Deze groep wordt zo meteen uitgebreid met andere ervaringsdeskundigen. De ondersteuning kan bestaan uit: adviezen ten aanzien van aanpak en inhoud. Op Ambtenaar 2.0 is inmiddels een groep gestart met namen van mogelijke sprekers en op deze Wetpaintsite kun je ook nog eens informatie vinden over historie van sprekers en onderwerpen. Daarnaast kan er ook altijd een ervaringsdeskundige uitgenodigd worden aanwezig te zijn of iets bij te dragen bij een Open Koffie Elders.
• Aanspreekpunten per departement:
  
  • BZK Erik Jonker
  • EZ Krispijn Beek
  • Jus Anja Feijen
  • LNV Ramon en Anne-Marie
  • ......
• Coördinatie van de Open Koffies blijft voorlopig bij de LNV-groep liggen.
• Onderwerpen in 2009: op deze site staan in de Agenda al enkele ideeën. Tijdens deze bijeenkomst zijn nog de volgende onderwerpen geopperd:
  
  • Cursus 2.0
  • Erfgoedmedewerker 2.0 (naar aanleiding van het boekje 'Buiten spelen : woudlopershandleiding voor de erfgoedmedewerker 2.0' een experiment van o.a. De Haagsche Hogeschool en de Bibliotheek Gouda)
  • Herhaling van bepaalde onderwerpen ten behoeve van Open Koffie Elders
  • GLB - Gemeenschappelijk Landbouw Beleid door Roals Lapperre
  • Amsterdam 2.0 ol.v. Kim Spinder
• Sprekers Op de site is inmiddels een groep Sprekers gestart, waarin de leden suggesties kunnen doen over mogelijke toekomstige sprekers. Verdere suggesties zijn:
  
  • Edwin Mijnsbergen, lid van Ambtenaar 2.0 en oprichter van Bibliotheek 2.0
  • Klaas-Jan Mollema
• Oproep: op de site zal een oproep geplaatst worden, waarbij aan de leden suggesties voor onderwerpen wordt gevraagd.